¿Qué es Learning scrum?

Learning scrum es nuestra propia versión de la metodología agile Scrum al ámbito de la formación, siguiendo en cierta medida los principios del manifiesto ágil y adaptando la parafernalia típica scrum a la formación de nuestros alumnos.

¿Por qué?

Lo primero que nos suelen preguntar es por qué ponerse a crear una nueva metodología. Nos hemos metido en este berenjenal porque pensábamos que los principios «ágiles» podían ser muy beneficiosos si los aplicábamos correctamente a nuestras formaciones. Al final la idea detrás de esta adaptación es conseguir varios puntos:

¿Cómo?

Como decimos, Learning Scrum no deja de ser una adaptación a de la metodología scrum más común, pero adaptada a nuestras formaciones. Las actividades que tenemos definidas las explicamos a continuación.

Daily de los alumnos

Los alumnos diariamente hacen una reunión de no más de 15 minutos en los que exponen qué han visto el día anterior y sus sensaciones sobre la clase: si les ha quedado claro el tema, si la clase ha sido amena o un tostón, si piensan que se podría haber ido más rápido, si creen que necesitarían una sesión extra de este tema, etc, etc.

De forma rotativa, obligatoriamente lo deben hacer todos, cada día uno de ellos escribe un acta que envía al tutor o se deja en un repositorio compartido con el resumen de su daily.

El objetivo de esta actividad es que se acostumbren a las reuniones diarias de sincronización rápidas (nunca más de 15 o 20 minutos), sepan todos en qué punto están sus compañeros y tengan la información necesaria para echarse una mano entre ellos si es necesario. El segundo objetivo es que los capitanes tengamos diariamente el feeling de la clase y podamos irnos adaptando de forma totalmente orgánica.

Por otro lado, el hecho de compartir información de forma diaria, y por lo que hemos visto de manera empírica, ayuda enormemente a que los alumnos de una clase se empiecen a comportar como equipo, comenzando a trabajar casi sin darse cuenta las soft skills.

En este punto ya estamos haciendo una pequeña adaptación de la metodología scrum, ya que cambiamos el contenido de las dailies y además incorporamos el acta.

Con la redacción del acta, además de recabar información también se pretende ir adiestrando a los alumnos con menos experiencia en la escritura de correos electrónicos.

Daily de capitanes

Tras acabar la clase o a primera hora del día siguiente si la clase ha sido verpertina, los capitanes involucrados en el curso (idealmente 2 o 3) más el tutor se juntan entre 5 y 10 minutos para contar cómo ha ido la clase anterior. La idea no es ponerse a debatir si el temario es el más adecuado o no, simplemente comentar en líneas generales como ha ido y si hay algo importante a reseñar. Por tanto, muchas de estas dailies, deberían durar 1 minuto.

Tras esta daily, la persona que ha dado la última clase, en caso de que hubiera algún dato reseñable a tener en cuenta en relación a algún alumno debe incluir esta información en la ficha del alumno dentro de la formación. ¿Qué es información relevante? Pues puede ser desde un ejercicio que ha resuelto especialmente bien, a un concepto que le ha quedado muy claro y ha estado ayudando a sus compañeros, hasta un comportamiento inadecuado en un trabajo en equipo. Cualquier cosa que sea reseñable y se deba tener en cuenta para su evaluación o la evaluación de la formación.

Sprints

Tratamos a la formación como un proyecto, y por tanto lo vamos a organizar de una forma muy parecida. Las formaciones las dividimos en sprints de 2 o 3 semanas. Por lo que hemos visto hasta el momento, la duración ideal de los sprints de formación es de 3 semanas, aunque en cursos un poco más cortos podríamos reducirlo a 2.

Cada 3 sprints hacemos las mismas reuniones que haríamos en un proyecto: Planificación, Retrospectiva y Demo.

Planificación de sprint o sprint planning

Cuando plantemos una formación planteamos un contenido en base a las piezas didácticas que vamos a impartir. Sobre eso creamos un calendario formativo, donde vamos secuenciando las sesiones a impartir de la formación. El orden no tiene por qué coincidir con el orden del índice de contenidos. Esta es nuestra planificación a priori.

En las reuniones de planificación le contamos a los alumnos cuales van a ser las sesiones que se van a impartir las siguientes 3 semanas y vemos con los propios alumnos si lo ven adecuado o hay algo que ajustar. En el primer sprint, salvo que veamos algo en las dailies muy flagrante que nos haga cambiar de opinión, se mantiene, pero a partir del segundo sprint los alumnos ya empiezan a tener criterio para proponer mejoras que se pueden debatir en estas reuniones. Generalmente los capitanes nos reunimos brevemente antes de esta reunión de planificación para proponer entre nosotros internamente cambios en base a lo vivido las 3 semanas anteriores.

Retrospectiva o retrospectiva de alumnos

Esta es una de las reuniones más importantes dentro de la metodología «learning scrum».

Al acabar cada sprint se hace esta reunión donde los alumnos revisan ellos mismos como ha sido la formación. Analizan y dan su opinión acerca de como está siendo todo el proceso de formación. Si les están gustando las clases, si los formadores son suficientemente buenos, como van ellos en su aprendizaje, etc.

Esta reunión la dividimos en dos partes.

En la primera parte se hace un repaso de todas las clases dadas las 3 últimas semanas y rápidamente los alumnos dan feedback. Sólo nos paramos en aquellas que puedan tener algo de debate. Esto nos sirve como formadores para saber qué clases son útiles (viéndolo ya con algo de perspectiva) o que orden de sesiones es mejor alterar, impulsando la mejora continua de la formación.

En la segunda parte de la retro hacemos un análisis más general. Este análisis lo hacemos generalmente usando la herramienta https://retrotool.io/ donde la persona que haga de scrum master puede preparar diversas formas de retrospectiva, pero solemos empezar con las tres clásicas columnas de:

De forma colaborativa todos los alumnos van rellenando información y votando lo que ponen los demás.

Estas reuniones nos dan muchísima información y son súper valiosas. Este ejercicio les obliga a repensar tanto su desempeño individual dentro del curso como analizar la formación en su conjunto. Por tanto, nos da información para mejorar la formación, nos da información acerca de como se expresan los alumnos y su implicación en la formación. Todos estos datos, muchos subjetivos, ayudan en gran medida a preparar la evaluación de los alumnos.

Retrospectiva de capitanes

Una vez acabada la retrospectiva de los alumnos, los capitanes hacen su propia reunión de retrospectiva donde se analizan dos aspectos. En un primer lugar, la formación en sí. Con la información recabada en todas las reuniones anteriores más su propia experiencia en clase se analiza como va la formación y si es necesario algún cambio. Estos cambios necesarios pueden ser desde ampliar o reducir el temario, hasta cambios en el orden de las sesiones o que hay que “meter más caña” a los alumnos con los ejercicios.

Una vez analizado el avance curso de forma general se analiza cada uno de los alumnos para realizar una evaluación parcial (salvo en el último sprint que será final) de cada uno de ellos. Se actualizará su ficha personal y el documento de evaluación con los ejercicios realizados y la evaluación subjetiva de cada capitán de cada alumno. También se le dará una evaluación total de cada aspecto a evaluar con alguno de los 3 posibles valores definidos: No apto, apto, sobresaliente.

En la última retrospectiva de capitanes además de realizar la evaluación final también se rellenará la tarjeta de competencias adquiridas.

Demo

La demo solo existirá durante el proyecto final. Este proyecto los alumnos se podrán organizar como decidan. Podrán hacerlo en scrum o no. De cualquier forma, si tendrán que hacer una demo semanal de no más de media hora en la que muestren los avances del proyecto que están haciendo y nos permita evaluar el avance, cómo entienden ellos que una tarea está acabada o no, y ayudarles a corregir deficiencias.

¿Se aplica a todas las formaciones?

No. Learning Scrum no tiene sentido en todas las formaciones de Hello, World!.

Pensamos que tiene sentido en formaciones a partir de 8 o 10 semanas y sobre todo en aquellas que intenten, no solo enseñar una formación técnica específica, sino capacitar personas para el mundo laboral.

En formaciones cortas - por ejemplo, de 1 semana - no tiene sentido este tipo de metodología, ya que no hay espacio para cambios drásticos ni la formación de equipos dentro del alumnado.

¿Objetivo cumplidos?

Totalmente. 100%.

Lo que hemos visto hasta el momento es que es una metodología que hecha con rigor e implicación funciona a las mil maravillas. Consigue que los alumnos se impliquen más en la formación, ayuden a mejorar el curso y se involucren mucho más también en las prácticas individuales.

Además, en los ejemplos que hemos llevado a cabo hemos modificado orden de sesiones por que al avanzar hemos detectado qué puntos tenían más flojos y era necesario ver antes, hemos ampliado sesiones de temas que no les quedaban claro (pedidos por ellos mismos en una retro) a costa de eliminar alguna sesión menos importante o fusionar dos en una.

Además, la evaluación de los alumnos ha sido muy completa y por el feedback que tenemos muy acertada.

Como resumen podemos decir que en Hello, World! estamos tremendamente orgullosos de haber pertrechado esta metodología y pensamos seguir usando en todas aquellas formaciones donde aplique.